Am Dienstag fand, ich erzählte es ja schon, unser erstes Organisationstreffen für Das Dorffest Benthe statt.
Erstaunlich, was in drei - übrigens ausgesprochen fröhlichen Stunden - alles zu wuppen ist:

Von Anfang an waren wir uns einig über den Charakter, den Das Dorffest bekommen soll:

• Es soll ein richtig schönes, gemütliches und Erinnernswertes Fest werden, auf dem sich Menschen aller Generationen wohl und wahrgenommen fühlen.
• Die Gäste sollen ein vielfältiges, abwechslungsreiches und möglichst originelles Programm geboten bekommen.
• Die kulinarischen Genüsse sollen – ob flüssig oder fest – ebenfalls eine reichhaltige Auswahl bieten.
• Wir möchten, dass so viel wie möglich aus personellen „Benther Bordmitteln“ bestritten wird. Es sollen also so viele Künstler, Akteure, „Verköstiger“ und Helfer aus Benthe kommen. Unser Credo also: Viele helfen, damit alle schön feiern können. (Was natürlich auch bedeutet, dass jeder einzelne Dorffest-Akteur zeitlich nicht über Gebühr strapaziert werden darf, sonst hat er keine Zeit mehr zum Feiern. Das wird organisatorisch sicher nicht immer einfach, hängt aber als „Wichtig!“ über eines jeden Bett.

Durch die Verkehrsführung in Benthe fast zwangsläufig ergibt sich, in welchen Straßen genau Das Dorffest stattfinden wird. Dabei kamen uns natürlich die Erfahrungswerte derjenigen zugute, die das alles schon mal gemacht haben. Was es dabei aber auch alles zu bedenken gibt:

• Verkehrs-Umleitungen sind teuer, daher davon so wenig wie möglich.
• Bushaltestellen sollten - erst recht aus finanziellen Gründen - keinesfalls von den Straßensperrungen betroffen sein.
• Die Sicherheit von Verkehrteilnehmern darf durch waghalsige Absperrungen nicht gefährdet werden.
• Anlieger müssen ihre Grundstücke erreichen können.
• Die einzelnen Aktivitätsräume dürfen nicht zu weit auseinander liegen, sonst "zerfleddert" das Fest räumlich.
• Sie dürfen aber auch nicht zu nah beieinander liegen, zumindest dann nicht, wenn es sich um Bühnen mit Lautsprecher-Anlagen handelt. Sonst übertönt eine Attraktion die andere.
• Vor den Aufführungsplätzen muss genügend Raum für das Publikum sein. Macht ja schließlich wenig Sinn, wenn die Künstler gegen eine Wand spielen.

Als nächstes haben wir unter uns vieren verteilt, wer für welchen übergeordneten Bereich während der Planung „die Feder am Hut haben“, also koordinatorisch hauptverantwortlich sein wird. (Was natürlich nicht heißen darf, dass er dann auch alles allein beackert.) Verantwortlichkeiten für diese Arbeitsgebiete fanden schnell ihren „Schirmherren“:

• Koordination Planungstreffen,
• Budgetierung/Finanzen,
• Koordination Genehmigungen,
• Koordination Man Power: Security/ Feuerwehr, Sanis
• Koordination Man Power: Helfer und Helferinnen
• Koordination Technik
• Koordination Aussteller
• Koordination Programmpunkte
• Koordination Sponsoring örtlich
• Koordination Sponsoring überregional
• Koordination Werbung/ PR

Zum Schluss haben wir noch tüchtig, tüchtig Programmideen gesammelt und fröhlich ein Weinchen gezwitschert.
Jetzt hat jeder von uns erst mal ordentlich Hausaufgaben zu erledigen bis zum nächsten Treffen Ende Februar. Bis dahin soll dann aber auch schon einiges eingetütet sein.

Vorgestern war es noch nur eine Idee. Heute sind wir schon viele Schritte weiter:

Es wird stattfinden: Das Dorffest Benthe.

Und wir wissen auch schon, wann: Sa, 08. Juli 2006.

Bei unserem ersten Planungs-Treffen haben wir schon erstaunlich viele Fragen klären können und sind alle vier mit einem dicken Packen Hausaufgaben spät Nachts wieder heimwärts getrollt.

Ich werde berichten, wie die Vorbereitung voran geht. Man wird erfahren, was wir uns überlegt haben, von wem wir Ideen geliefert und Unterstützung bekommen, was gut läuft, wo wir auf Schwierigkeiten stoßen, welche Ideen uns umtreiben und was schon alles eingetütet ist.

Vielleicht ist das Making of des Dorffestes ja nicht nur für uns vier Planer - Stefan Behrens, Manfred Bohr, Elke Fleing und Klaus Schulze - eine spannende Geschichte.